Level39

Level39, situé à Canary Wharf à Londres, est le plus grand incubateur technologique d’Europe, accueillant 200 start-ups, scale-ups et laboratoires d’innovation d’entreprises. Qaunain Meghjee, Responsable Technologie chez Level39, partage son point de vue sur les défis liés à la gestion des services digitaux de Level39, ainsi que sur les avantages qu’offre Nexudus pour rendre leur bâtiment plus intelligent.

Le Challenge

Quelle était la situation chez Level39?

Qaunain Meghjee (QM) : Nous devions digitaliser, centraliser et moderniser l’ensemble de nos processus — à la fois en front-office et en back-office — car nous utilisions différents outils, logiciels et procédures pour chaque aspect de nos opérations : gestion des installations, des clients, de la facturation…

Nous étions à une étape où il fallait maximiser notre efficacité, dans un contexte de forte croissance et d’un secteur en constante évolution. Il nous fallait des solutions pour travailler plus intelligemment, limiter les pertes de temps et éviter les doublons. Moins notre équipe passait de temps sur des tâches administratives ou techniques inutiles, plus elle pouvait se concentrer sur l’accompagnement de notre communauté tech et de nos membres pour enrichir leur expérience et développer leurs connexions.

Quels étaient les principaux défis au moment où vous avez décidé de chercher une solution logicielle pour coworking ?

Qaunain Meghjee (QM) : Je cherchais un outil unique qui puisse être utilisé à la fois par mon équipe et par tous les membres de Level39, pour couvrir un maximum de cas d’usage. Il fallait une solution pensée spécifiquement pour la gestion d’un espace de coworking, mais aussi dotée d’une API ouverte et d’un large éventail d’intégrations actives. Voici les critères clés que je recherchais :

Un système 100 % cloud, compatible multi-plateformes.

Une base de données intelligente et consultable, capable de classer automatiquement de manière hiérarchique les entreprises membres, les fondateurs et les collaborateurs, avec un lien direct vers des fonctions de reporting et de facturation intelligentes.

Un accès multi-utilisateurs avec possibilité pour les super administrateurs de gérer les droits et permissions selon les profils, afin que mon équipe, ses différents départements et nos clients puissent utiliser le système en toute sécurité.

La capacité à donner dynamiquement l’accès à des milliers de membres pour qu’ils puissent gérer et automatiser eux-mêmes de nombreuses tâches, telles que :

• Voir instantanément les disponibilités et réserver des salles de réunion sur nos différents étages.
• Créer et suivre des invitations visiteurs.
• Envoyer des tickets au bon service support.
• Se connecter avec les autres membres de Level39.
• Un système personnalisable, modifiable et ajustable facilement et rapidement.
• Un outil centré sur l’automatisation, le self-service et l’intégration avec du matériel connecté — car c’est la clé pour scaler dans notre secteur.

La Solution

Comment Nexudus a-t-il répondu aux besoins ? Quels sont les avantages d’un logiciel en marque blanche orienté solution ?

Qaunain Meghjee (QM) : Avec Nexudus, nous avons pu aller plus vite, tester plus rapidement et centraliser la majorité de nos opérations dans un seul outil. Nexudus propose de nombreuses sections, fonctionnalités et options d’extension conçues spécifiquement pour la gestion des espaces de coworking, de l’immobilier et des immeubles de bureaux :

Gestion digitale des membres – Une base de données intelligente et instantanée, avec une donnée plus propre, qui relie équipes, fondateurs et entreprises. Enregistrement, suivi et reporting en temps réel pour consulter en un coup d’œil l’activité sur tous nos étages via des tableaux de bord.

Finance – Automatisation des paiements en connectant l’utilisation individuelle au compte de l’entreprise, intégration avec des API de prélèvement automatique et des passerelles de paiement, rappels automatiques de facturation et rapports clairs.

Gestion des ressources et des installations – Intégration dans un même espace de toutes nos salles de réunion, espaces événementiels, offres tarifaires, options de visite et demandes de support.

Automatisation et rationalisation – Un axe clé qui nous a permis d’économiser du temps et des ressources en réduisant les processus manuels, tout en modernisant en continu et en ajoutant de la valeur. Par exemple :

Utilisation du portail front-end en marque blanche, qui comprenait dès le départ notre modèle multi-étages. Nos membres peuvent ainsi gérer eux-mêmes de nombreuses tâches auparavant prises en charge par notre équipe : mise à jour de profil, réservation de salles, paiements, tickets support, suivi des visiteurs, connexion avec les autres membres.

Exploitation des modèles d’e-mails automatisés via AWS, déclenchés selon différents scénarios. Cela nous a évité d’envoyer des milliers d’e-mails chaque semaine à différents interlocuteurs et a fluidifié la gestion sur le terrain. Nexudus propose plus d’alertes automatiques que nécessaire, que j’ai pu désactiver ou personnaliser via des balises intelligentes.

Utilisation des e-mails automatisés pour rendre notre onboarding plus fluide, comme l’envoi d’un message un jour après l’activation d’un membre. Encore un exemple de fonctionnalité avancée de Nexudus, qui nous évite d’avoir recours à d’autres outils.

Rappels automatiques pour les paiements, les réservations de salles ou les tickets en attente.

Expérimentation et prototypage – Si nous voulons lancer un nouveau produit, un service ou même un étage complet, nous pouvons immédiatement simuler son fonctionnement dans Nexudus. Tester des workflows internes et côté utilisateurs en temps réel : créditer des utilisateurs, ajouter un étage avec des services spécifiques sur le portail, connecter Xero ou d’autres outils. Nous avons aussi pu passer à GoCardless pour réduire les frais et automatiser les paiements, ou encore connecter Twilio pour envoyer des SMS ou alertes vocales.

Quelles sont vos fonctionnalités préférées dans Nexudus, et pourquoi?

Bornes iPad de check-in visiteurs en autonomie (smart hardware)
Une fonctionnalité remarquable : Nexudus propose un système de check-in visiteurs entièrement automatisé, de l’invitation envoyée par le membre jusqu’à l’accueil sur site. J’ai installé six iPads de check-in en libre-service répartis sur les différents étages de Level39, tous connectés à Twilio et à d’autres services via l’API de Nexudus et Zapier.

Résultat : nos membres reçoivent automatiquement des notifications par e-mail, SMS ou message vocal les informant de l’arrivée de leurs visiteurs, avec localisation précise. Tout est tracé grâce à un code unique à 5 chiffres que le visiteur reçoit depuis le portail Nexudus au moment de l’invitation, et des tags spécifiques sont configurés sur chaque tablette.

API ouverte et personnalisation
Je suis constamment à la recherche de moyens pour supprimer les tâches redondantes et permettre à chaque utilisateur de gérer lui-même ce qui peut accélérer son quotidien. Nexudus est conçu pour encourager cela. Voici quelques exemples de ce que j’ai pu configurer facilement :

• Mise en place d’actions intelligentes et de déclencheurs dans Zapier pour abonner ou désabonner automatiquement les utilisateurs actifs/inactifs à nos newsletters sur MailChimp ou EmailOctopus.
• Mise à jour dynamique des permissions de sécurité pour que différents membres de l’équipe puissent gérer des tâches spécifiques.
• Ajout de processeurs de paiement alternatifs pour des cas d’usage particuliers.
• Intégration avec Google BigQuery pour des analyses avancées et des manipulations SQL poussées.

Quels éléments envisagez-vous d’améliorer dans votre configuration Nexudus à l’avenir?

Maîtriser la nouvelle version du back-office Nexudus récemment lancée.

Affiner certaines fonctionnalités des applications mobiles iOS et Android en marque blanche développées par Nexudus et connectées à notre API.

Connecter nos salles de réunion intelligentes à la nouvelle intégration Zoom de Nexudus.

Déployer d’autres équipements connectés pour automatiser et rationaliser encore davantage nos processus.

Intégrer nos cartes d’accès physiques, en utilisant l’application NexBoard pour permettre aux utilisateurs de réserver des salles via les tablettes installées à l’entrée de chaque salle.

Mettre en place l’intégration avec PaperCut pour la gestion de nos imprimantes partagées.

Réévaluer certaines fonctionnalités Nexudus que nous n’exploitons pas encore, comme la gestion des événements.

Que pensez-vous de notre philosophie de marque et en quoi cela aide-t-elle votre entreprise à prospérer?

Support

Nexudus a toujours répondu rapidement à chacun de nos messages, et il se trouve qu’ils ne sont qu’à quelques stations de train de Level39, ce qui nous permet de nous rencontrer de temps à autre.

Tarification

Une tarification claire et équitable est essentielle pour fidéliser les clients, et Nexudus applique un faible coût par utilisateur actif, qui s’ajuste dynamiquement en fonction de notre utilisation.
We’ve seen the Nexudus team grow dramatically, so they now have made it even smoother and quicker for customers to get set up. If I want to launch a new floor or resource and don’t want to do it manually they have Excel import files.

Intégration et mise en route

Nous avons vu l’équipe Nexudus grandir de manière significative, ce qui leur a permis de rendre l’onboarding encore plus fluide et rapide pour les clients. Si je souhaite lancer un nouvel étage ou une nouvelle ressource sans le faire manuellement, ils proposent des fichiers d’import Excel.

Vision et état d’esprit de l’entreprise

Dans la mesure du possible, j’essaie d’utiliser des outils développés par des entreprises qui croient en leur marché et en leurs produits, car cela signifie qu’elles continueront à s’adapter aux tendances et à proposer des mises à jour.

Qaunain Meghjee est Responsable Technologie chez Level39. Il supervise les aspects logiciels, matériels, réseaux, infrastructure, IoT, transformation technologique et gestion digitale des membres. Il pilote la stratégie technologique afin de garantir que les 200 entreprises membres de Level39, leurs 1250+ employés et plus de 300 visiteurs quotidiens bénéficient d’une expérience optimale et puissent interagir facilement avec les différents points de contact de Level39, qu’ils soient sur site ou à distance.

Pour en savoir plus sur Level39, rendez-vous sur leur site internet.