The Melting Pot

The Melting Pot est l’un des espaces de coworking les plus anciens au monde. Fondé en 2007 par Claire Carpenter, le concept visait à créer un lieu central pour les acteurs du secteur associatif — un espace de travail où se retrouver, mutualiser les ressources, créer des liens et trouver du soutien.

Favoriser et soutenir l’innovation sociale a toujours été au cœur de la mission de The Melting Pot. L’équipe s’engage à offrir un espace accessible, non seulement pour les associations, mais pour toutes celles et ceux qui œuvrent à un monde meilleur. Si le coworking physique reste au cœur de leur activité, la communauté reste, elle, au centre de tout ce qu’ils entreprennent.

En plus de proposer des bureaux abordables aux associations et entreprises sociales, The Melting Pot organise de nombreux événements et propose la location de salles, un volet important de son modèle économique. Pendant la pandémie, l’espace a dû fermer ses portes pour la première fois depuis 2007, avant de déménager dans de nouveaux locaux, inaugurés en mai 2021.

Le Challenge

Lorsque The Melting Pot a commencé à utiliser Nexudus, cela faisait déjà huit ans qu’ils étaient en activité. À leurs débuts, il n’existait tout simplement aucun système de gestion dédié au coworking. L’équipe utilisait alors un logiciel de gestion d’événements qu’elle avait bricolé pour gérer tant bien que mal les abonnements coworking — ce qui, comme le raconte Sam, « a toujours été un vrai casse-tête. »

À propos de ces anciens systèmes, Sam explique : « Pour de nombreuses raisons, cela générait des bugs à répétition » et beaucoup de tâches essentielles devaient être effectuées manuellement : « On travaillait essentiellement sur des tableurs, et on a testé d’autres logiciels qui n’étaient tout simplement pas adaptés à nos besoins. »

Il donne un exemple parlant : celui des enregistrements d’arrivée. « À l’époque, pour faire signer les membres à leur arrivée, les équipes notaient tout à la main. » Une méthode qui posait de sérieux problèmes en matière de sécurité incendie : il fallait souvent déchiffrer les écritures à la hâte, ce qui rendait impossible une identification rapide et fiable des personnes présentes sur place — un enjeu pourtant crucial.

La solution

Si Nexudus a pu répondre aussi efficacement aux nombreux défis rencontrés par The Melting Pot, c’est avant tout parce qu’il a été conçu spécifiquement pour les espaces de coworking. Contrairement aux outils généralistes qu’ils utilisaient auparavant, Nexudus apporte des solutions adaptées aux problématiques du secteur.

Mais au-delà de ses fonctionnalités, c’est aussi sa simplicité d’utilisation qui a fait la différence pour Sam et son équipe. James, l’un des membres de l’équipe, témoigne : « J’avais déjà utilisé d’autres logiciels de gestion pour espaces de coworking, et l’arrivée de Nexudus a été une véritable bouffée d’air frais. »

1. Un logiciel de gestion conçu pour le coworking

Comme mentionné précédemment, le fait que Nexudus soit spécifiquement conçu pour répondre aux défis des espaces de coworking a été l’un des principaux facteurs qui ont séduit The Melting Pot. Sam nous raconte que la fondatrice de l’espace, Claire, « entendait l’équipe administrative se plaindre de leurs galères avec les anciens systèmes, au point de s’arracher les cheveux. Alors forcément, nous étions curieux de découvrir cette nouvelle plateforme, de comprendre comment elle fonctionnait et comment elle pouvait résoudre nos problèmes. »

Après avoir rencontré l’équipe de Nexudus et découvert l’étendue des fonctionnalités proposées, The Melting Pot a rapidement compris que « c’était exactement ce qu’il nous fallait. »

2. Faciliter la communication directe avec les membres

Sam nous explique que le Portail Membres leur a offert un excellent moyen de communiquer avec leur communauté, ce qui représentait auparavant un vrai défi. Le fait de pouvoir « transmettre instantanément une information à tous nos membres » est devenu un atout précieux. « Ce n’est pas comme les e-mails, où l’on ne sait jamais si les gens les lisent vraiment », précise-t-elle. « Les membres sont très actifs sur le Portail. »

Au-delà des annonces, The Melting Pot considère également le Portail Membres comme « un excellent argument au moment de l’arrivée de nouveaux membres. Ils peuvent se connecter avec tous les autres membres de l’espace, sans avoir à demander leurs coordonnées — tout est déjà accessible via le Portail! »

3. Gestion des événements

En plus d’être un espace de coworking reconnu, une part importante de l’activité de The Melting Pot repose sur l’organisation d’événements. Sam précise que « la dimension événementielle est aussi importante pour nous que l’activité coworking », au point que « nos revenus sont répartis équitablement entre ces deux piliers. »

Dans ce contexte, disposer d’un véritable outil de gestion des événements était essentiel. Au fil des années d’utilisation de Nexudus, l’équipe a pu observer l’évolution constante de la plateforme, et notamment des fonctionnalités liées aux événements : « Le module a énormément progressé depuis nos débuts sur Nexudus, et il propose aujourd’hui toutes les fonctionnalités dont nous avons besoin! »

Quelles fonctionnalités Nexudus souhaitez-vous exploiter davantage ?

Sam explique que l’équipe n’a jamais vraiment utilisé le module CRM jusqu’à présent, mais prévoit de s’y mettre prochainement. L’objectif principal est de « centraliser toutes nos actions au même endroit, notamment pour la gestion des listes de contacts — ce qui peut vite devenir un vrai casse-tête! »

Elle ajoute : « On est assez enthousiastes à l’idée de voir ce que ça peut apporter, et si cela peut ajouter une nouvelle dimension aux avantages que Nexudus nous apporte déjà, tant sur le plan opérationnel que stratégique. »

Recommanderiez-vous Nexudus?

Sam nous confie qu’elle recommanderait Nexudus « sans hésiter », et qu’elle le fait d’ailleurs « chaque fois qu’on me demande quel logiciel utiliser pour gérer un espace de coworking. »

Pour The Melting Pot, cette fidélité s’explique simplement : « Les besoins fonctionnels que nous avons eus au fil des années ont toujours été satisfaits — et continuent de l’être. »

Mais un autre point est tout aussi essentiel pour eux : « la réactivité de Nexudus et son ouverture aux retours, aux idées, et aux suggestions… À chaque fois que nous avons demandé une fonctionnalité, la réponse a été soit ‘oui, on peut la développer spécialement pour vous !’, soit ‘génial, on l’ajoute à notre prochaine mise à jour’. »

Sam est Responsable de la Collaboration chez The Melting Pot. Elle supervise la stratégie et les opérations liées à l’activité de collaboration, ce qui englobe la gestion de l’espace de coworking, de la communauté des membres, de la location de salles et des événements, ainsi que du service de bureau virtuel.