The FuseBox

Wired Sussex est une organisation à but non lucratif basée à Brighton. Elle accompagne les entreprises des secteurs du digital, de la tech et des médias à travers des événements de networking, des meetups, des interventions d’experts, des offres d’emploi et The FuseBox.

Un hub d’innovation pour les entreprises tech de Brighton

« Lorsque nous avons démarré, nous nous sommes rendu compte qu’il y avait une forte concentration de petites start-ups à Brighton, toutes actives dans des domaines innovants comme la réalité virtuelle, la réalité augmentée, la 5G ou encore l’informatique quantique », explique Chris Chowen, coordinateur des technologies émergentes.

« Nous avons rédigé un rapport et constaté que l’un des meilleurs moyens de fédérer ces acteurs était de créer un hub d’innovation. C’est ainsi qu’est né The FuseBox. Il est largement subventionné par Wired Sussex, ce qui nous permet en échange d’être assez sélectifs sur les adhésions. »

« Même si nos membres travaillent sur des projets très différents, ils utilisent souvent les mêmes technologies fondamentales, » poursuit Chris. « Nous avons un laboratoire immersif sur place, équipé de tout le matériel VR nécessaire. »

« Nous avons également un partenariat avec Digital Catapult à Londres et disposons d’une infrastructure de test 5G sur site. Nous détenons une licence Ofcom pour notre propre réseau, ce qui permet aux utilisateurs de tester des expériences VR sur la 5G. Nous avons aussi un espace événementiel, des salles de réunion et tous les équipements classiques d’un espace de coworking. »

Le rôle de Chris consiste à aider les résidents de The FuseBox à interagir avec les technologies disponibles sur place, en assurant le support technique et en animant des ateliers. Il gère également l’espace et ses membres, principalement via la plateforme Nexudus.

Le Challenge

Lorsque Chris a rejoint The FuseBox en 2018, les candidatures se faisaient via Google Forms et la facturation était gérée sur Google Sheets.

L’automatisation était totalement absente.

« J’ai passé mes deux premières semaines, alors que j’étais encore stagiaire, à construire une nouvelle feuille de calcul pour la saisie des données – un moyen de me faire remarquer, car je cherchais un poste à ce moment-là ! » explique-t-il. « Mais c’est vite devenu une vraie charge de travail, au point que nous étions deux à gérer toute l’administration. »

L’équipe de The FuseBox gérait également la facturation manuellement, via des factures classiques, et devait chaque mois collaborer avec un comptable pour relancer les paiements en retard. Leur site web, conçu sous WordPress, posait aussi problème dès qu’il fallait faire des modifications ponctuelles.

« On s’est dit qu’il devait exister une meilleure solution. C’est là que nous avons découvert Nexudus. Je faisais des recherches sur des sites, ma collègue Rosalie explorait des plateformes de gestion, et on est tombés tous les deux sur Nexudus, » raconte Chris.

« Grâce à l’automatisation, nous pouvons aujourd’hui fonctionner avec une petite équipe, de manière beaucoup plus efficace. »

Chris reconnaît qu’en découvrant Nexudus, il tombait sans cesse sur des fonctionnalités pour des besoins qu’il n’avait même pas encore identifiés pour un espace de coworking — comme la gestion des arrivées de résidents et visiteurs.

« C’était ma première expérience dans un espace d’innovation, et Nexudus m’a littéralement tout appris sur la gestion d’un lieu comme celui-ci ! »

La Solution

Du check-in aux événements – les fonctionnalités Nexudus préférées de The FuseBox

1. Check-in

« Le système de check-in est clairement l’un de nos favoris, » explique Chris. « Nous avions commencé à utiliser une autre plateforme de check-in peu de temps avant de découvrir Nexudus, et le simple fait de pouvoir annuler cet abonnement a presque suffi à justifier l’adoption de Nexudus. Les économies réalisées en valaient largement la peine. »

2. Réservation de salles

Avant de découvrir Nexudus, Chris avait tenté de programmer lui-même un système de réservation de salles depuis zéro. « C’était le système le plus bancal et le plus compliqué du monde. Puis j’ai découvert la fonctionnalité de réservation de Nexudus… et je n’ai plus jamais fait marche arrière. »

3. Ergonomie du back-office

« Le back-office de Nexudus est excellent. N’importe quel membre de l’équipe peut facilement publier des articles de blog ou mettre à jour les événements. La possibilité d’assigner des tâches aux utilisateurs admin est un vrai plus : cela rend la communication beaucoup plus fluide, chacun sait exactement ce qu’il a à faire. »

4. Annuaire

« Je ne peux même pas vous dire combien c’était laborieux de maintenir à jour manuellement l’annuaire de notre site avant Nexudus, » confie Chris. « Nexudus a grandement simplifié les choses. Les gens arrivent désormais sur notre site de manière dynamique, et cela semble aussi nous aider sur le plan du référencement. »

5. Calendrier des événements

Chris explique que le calendrier des événements contribue également à générer du trafic et à maintenir l’engagement des résidents: « Nous utilisons Eventbrite pour la plupart de nos événements, donc nous intégrons directement les liens Eventbrite dans les événements publiés sur le site. »

L’équipe de The FuseBox prévoit aussi d’explorer les intégrations pour les réunions virtuelles ainsi que les sondages. « Nous ne les utilisons pas encore, mais c’est dans nos projets, » précise Chris.

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Interrogé sur son expérience avec l’équipe Nexudus pendant la phase d’onboarding et au-delà, Chris se dit surpris par le niveau de support reçu:

« Je n’imaginais pas qu’une plateforme comme Nexudus, qui travaille avec de très grands clients, prendrait autant de temps pour aider un petit opérateur comme nous. Le soutien que nous avons reçu a vraiment été phénoménal.

J’essayais de prendre en main la plateforme tout en m’habituant à l’idée de gérer un espace de coworking. Je n’avais ni manuel ni livre, juste nos anciens systèmes. J’ai tout appris en posant des questions à l’équipe Nexudus.

Je pense que The FuseBox ne serait pas ce qu’il est aujourd’hui sans Nexudus — notamment avec le coronavirus et la situation mondiale actuelle. Je ne crois pas non plus que nous aurions pu réagir aussi vite et tout garder en ordre pour nous adapter.

Le simple fait de savoir ce que paient nos résidents et dans quelle situation chacun se trouve a été crucial pour faire vivre l’espace. Et cela attire aussi de nouveaux membres — que demander de plus! »

Chris Chowen est Coordinateur des Technologies Émergentes chez Wired Sussex. Il co-pilote notamment le programme de résidence de The FuseBox et gère le Brighton Immersive Lab. Sa mission : accompagner les entreprises dans l’exploration des possibilités et des opportunités d’innovation offertes par les technologies émergentes.