Khospace

Khospace est un réseau d’espaces de bureaux flexibles basé à Aventura, en Floride, avec des implantations supplémentaires à Delray Beach et Coral Gables. Il propose des espaces à la demande spécialement conçus pour les professionnels de la thérapie et du bien-être.

Répondant aux besoins de praticiens exerçant diverses disciplines du bien-être, telles que le conseil, la psychothérapie ou la physiothérapie, ces bureaux se distinguent par leur conception pensée dès l’origine pour les thérapeutes, professionnels du bien-être et autres acteurs de la santé. Ils offrent une ambiance haut de gamme, plus chaleureuse et résidentielle qu’un simple espace de coworking classique.

Avec la possibilité pour les clients de réserver des bureaux à l’heure, à la journée ou au mois, Khospace s’adresse à des professionnels à tous les stades de leur parcours thérapeutique, leur permettant ainsi de lancer et de développer leur activité privée.

Nous avons échangé avec Bo Pericic, l’un des fondateurs et actuel CEO de Khospace, afin de comprendre comment les fonctionnalités de Nexudus s’alignent avec leur modèle d’affaires et leur permettent de fonctionner sans interruption tout en offrant un service d’excellence à leurs membres.

Le Challenge

Avant d’adopter Nexudus, l’équipe utilisait plusieurs outils, chacun performant individuellement, mais manquant d’une cohérence globale propre à une solution tout-en-un. Ils savaient qu’il leur fallait un système capable de répondre à l’ensemble de leurs besoins opérationnels.

Jusqu’à ce moment-là, ils avaient mené une recherche approfondie et effectué toutes les vérifications nécessaires. Bo explique : « Nous avons dû tester au moins dix plateformes différentes. » Selon lui, « Elles manquaient généralement de flexibilité, d’options de facturation ou d’une expérience utilisateur satisfaisante, tant pour les administrateurs que pour les clients. »

Bo souligne que, selon lui, un logiciel doit s’adapter aux besoins de l’entreprise qui l’utilise, et non l’inverse. Il explique : « La plupart des logiciels ont l’air performants sur le papier, mais dès qu’on les teste en conditions réelles, leurs faiblesses deviennent évidentes. Nous ne voulions pas que nos opérations et l’expérience utilisateur soient dictées par la plateforme que nous utilisons. »
« C’est la plateforme qui doit s’adapter à l’entreprise que nous voulons gérer et à l’expérience que nous cherchons à offrir. »

Parmi les solutions alternatives testées auparavant par Khospace, certaines présentaient des limites, notamment dans la gestion des annulations, des notes de crédit et des remboursements. Bo remarque que peu de plateformes intègrent cette souplesse, et que contrairement à la plupart des « espaces de coworking avec locations mensuelles et bureaux partagés », leur activité est « un peu différente ».

En effet, les séances de thérapie se déroulant à l’heure, avec des réservations et annulations parfois urgentes, cette spécificité a été un critère déterminant dans leur choix.

Enfin, il était crucial pour eux de trouver une solution compatible avec leurs serrures connectées Kisi déjà en place.
As well as this, it was essential that they find a solution that was able to sync with their existing Kisi smart locks.

Souhaitant maintenir un modèle économique équitable tant pour leurs clients que pour eux-mêmes, Khospace applique une politique d’annulation à 12 heures. Bo nous explique : « Si un client annule sa réservation au moins 12 heures avant l’heure prévue, un avoir lui est automatiquement attribué pour de futures réservations. »
« Avec toutes les autres solutions que nous avons testées, cela devait être fait manuellement. »

Étant donné qu’ils desservent des centaines de membres sur plusieurs sites et des dizaines de salles, l’automatisation de ce processus est essentielle. Bo souligne : « Imaginez devoir effectuer 3 ou 4 étapes manuelles pour CHAQUE annulation. » On comprend aisément que c’était un point qu’ils souhaitaient absolument éviter.

La Solution

1. Fonctionnalités et évolutivité

Bo souligne que c’est « l’étendue des fonctionnalités » de Nexudus qui a d’abord attiré son attention, ainsi que la capacité d’évolution offerte par la plateforme. Cette combinaison, associée à l’efficacité du logiciel et à la qualité de l’équipe — réactive et engagée — a fait de Nexudus la solution privilégiée par Khospace.

« Nous avions besoin de certaines fonctionnalités qui figuraient dans la feuille de route de Nexudus (pas encore déployées), et l’équipe a su répondre à nos attentes en lançant ces fonctionnalités en avance, spécialement pour nous. »

Bo a été convaincu par la « volonté et la détermination de Nexudus à satisfaire ses clients. » Le succès de Khospace dépend largement « d’une plateforme fonctionnelle et de la capacité à résoudre rapidement les problèmes lorsqu’ils surviennent. » Dans cette optique, le service client et la relation avec Nexudus ont été essentiels, et ont constitué un facteur déterminant dans leur choix.
« Le niveau constant d’attention personnalisée est vraiment sans égal par rapport à toute autre plateforme, » conclut Bo.

2. Une solution tout-en-un

« Nexudus a résolu nos problèmes en offrant une plateforme qui regroupe tout en une seule solution. Réservations, facturation, gestion des paiements, comptabilité, emailing, envois postaux, automatisation… tout y est. Nexudus trouve le parfait équilibre entre simplicité d’utilisation et grande personnalisation. »

Y a-t-il des fonctionnalités que vous souhaitez exploiter davantage à l’avenir?

Bo nous confie qu’ils n’ont pas encore déployé Passport de Nexudus, mais qu’ils prévoient de le mettre en place et de le personnaliser en marque blanche au cours du prochain trimestre 2021.
« Nous sommes très enthousiastes à ce sujet, car cela va encore simplifier et fluidifier l’expérience utilisateur! »

Recommanderiez-vous Nexudus?

Bo affirme qu’il recommanderait « absolument » Nexudus à d’autres exploitants. « Ayant testé presque toutes les plateformes, Nexudus est loin devant la concurrence en termes de fonctionnalités, d’expérience utilisateur, de flexibilité et de support. »

Khospace a de nombreux projets en cours et l’avenir s’annonce prometteur pour cet espace. Leur objectif, comme l’explique Bo, est simple : « ouvrir davantage de sites, continuer à grandir et contribuer à rendre le monde meilleur en facilitant l’accès aux services de thérapie et de bien-être, en supprimant les barrières à l’entrée pour les professionnels. »

Vous pouvez suivre l’évolution de Khospace en visitant leur site web.

Bo Pericic est l’un des fondateurs et l’actuel CEO de Khospace.