Impact Hub King’s Cross

Impact Hub King’s Cross rassemble les acteurs du changement à travers son espace de coworking, ses programmes d’accompagnement entrepreneurial et ses événements communautaires. Situé à seulement trois minutes des gares de King’s Cross et St Pancras, le site propose des bureaux partagés, des salles de réunion et des espaces événementiels.

Impact Hub est l’un des plus grands réseaux mondiaux dédiés à la création de communautés entrepreneuriales à impact. Présent dans plus de 100 lieux à travers 50 pays, chaque espace est fondé par des innovateurs locaux engagés pour un changement positif au sein de leur communauté.

Le Challenge:

Avant d’implémenter la plateforme Nexudus, Mo et son équipe géraient entièrement leur espace et leurs membres de manière manuelle. Un processus chronophage, qui entraînait inévitablement des erreurs à corriger:

« Nous gérions nos membres sur Excel, manuellement. Le processus de facturation était lui aussi entièrement manuel. Il devenait nécessaire de rationaliser tout cela pour libérer du temps à nos équipes et limiter les risques d’erreurs. »

Au moment où Mo a commencé à chercher une solution, il existait encore peu de logiciels dédiés à la gestion des espaces de coworking. L’équipe se penchait même sur des systèmes conçus pour la gestion de salles de sport. C’est Impact Hub Ottawa qui a ouvert la voie en entamant les premières discussions avec Nexudus. En découvrant les possibilités offertes par la plateforme, Mo et son équipe n’ont pas hésité : « Nous avons sauté sur l’opportunité et encouragé d’autres Hubs du réseau à faire de même. »

La solution:

L’automatisation proposée par la plateforme Nexudus a complètement transformé la manière dont Mo et son équipe gèrent leur espace de coworking. Cette évolution a eu un impact positif à tous les niveaux : sur l’efficacité de l’équipe, sur l’expérience des membres, et sur la santé financière de l’organisation.

1. Simplification et automatisation des opérations quotidiennes

L’automatisation de la gestion quotidienne de leur espace de coworking a été l’une des avancées les plus marquantes offertes par la plateforme Nexudus. Pour Mo, son équipe dispose désormais de beaucoup plus de temps à consacrer à la communauté, grâce à l’automatisation de nombreuses tâches administratives auparavant réalisées manuellement : « Nous avons considérablement réduit les ressources consacrées à l’administration financière — facturation, comptabilité, relances — ce qui nous a permis de gagner au moins un demi-équivalent temps plein. »

2. Réduction des coûts

Le système manuel de facturation utilisé auparavant par Impact Hub entraînait un important retard de paiement, devenu difficilement soutenable. Mo explique que, « grâce à la facturation automatique des membres via Nexudus, nous avons rapidement constaté une diminution significative de nos créances impayées. »

Pour Mo, les outils de reporting de Nexudus se sont également révélés « très utiles pour nos processus », en leur offrant une meilleure visibilité sur le fonctionnement d’Impact Hub King’s Cross et l’usage de l’espace par les membres. Plus encore, ces rapports ont permis à Mo et son équipe de suivre de près leur performance financière et de s’assurer que leur espace de coworking fonctionne de la manière la plus efficace possible.

3. Transformation de l’accès des membres à l’espace et à ses ressources

L’un des changements majeurs observés par Mo depuis la mise en place de la plateforme Nexudus est la simplicité retrouvée avec laquelle la communauté peut accéder à l’espace et à ses services. Contrairement aux anciens systèmes manuels, « les membres peuvent désormais réserver leur place de coworking au Hub en toute fluidité », tandis que « membres et visiteurs externes peuvent également réserver les salles de réunion sans aucune difficulté ».

Quelles fonctionnalités Nexudus souhaitez-vous exploiter davantage?

Pour l’avenir, Mo souhaite tirer pleinement parti de l’ensemble des solutions Nexudus, afin d’automatiser encore plus leurs systèmes et processus, dans le but de faciliter au maximum la vie de leurs équipes et membres. Parmi les projets à venir figurent notamment « la mise en place de notifications de livraison et l’intégration avec Square ».

Mo porte un intérêt particulier à « l’automatisation des accès formels à l’espace », notamment via la gestion des enregistrements de présence aux postes de travail. Cette dimension est cruciale alors que les espaces de coworking s’adaptent au monde post-Covid, où le contrôle des accès et de la capacité devient un enjeu clé.

Par ailleurs, Mo perçoit un fort potentiel dans des fonctionnalités Nexudus encore peu exploitées à ce jour. En particulier, « l’utilisation complète du CRM » figure en tête des priorités. Cela leur permettra de mieux suivre toutes leurs opportunités commerciales et d’optimiser leur capacité à développer une communauté de coworkers en constante expansion.

Recommanderiez-vous Nexudus?

À cette question, Mo a répondu sans hésitation par un retentissant « oui! »

Mo est Responsable des opérations chez Impact Hub King’s Cross. Il supervise l’ensemble des opérations, notamment la gestion des réservations de salles et d’événements, tout en veillant à ce que l’espace continue de répondre au mieux aux besoins de la communauté.