Chillispaces

Chillispaces est l’un des principaux opérateurs d’espaces de travail flexibles en Pologne. L’entreprise gère sept sites à Cracovie, avec un huitième prévu pour 2021. Bien que des abonnements coworking soient proposés, la majorité des bâtiments de Chillispaces sont composés de bureaux privés équipés, pouvant accueillir de 2 à 400 personnes. Ces espaces hébergent des startups, PME et grandes entreprises internationales telles que PepsiCo, Savills, ainsi que plusieurs sociétés technologiques.

Au cœur de la pandémie de coronavirus, Chillispaces a décidé de remplacer sa plateforme de gestion coworking existante par Nexudus. Nous avons rencontré Katarzyna, Responsable des opérations et du marketing, pour comprendre les raisons de ce choix et recueillir ses premières impressions sur l’utilisation de Nexudus. Mais d’abord, nous souhaitions en savoir plus sur l’entreprise.

Ce que Katarzyna apprécie particulièrement dans son rôle chez Chillispaces, c’est que « chaque client a des besoins différents ». Elle explique que « ce qui nous distingue, c’est notre flexibilité, tant sur l’aménagement des espaces que sur les modalités des contrats et la tarification. »

« Nous pouvons accrocher vos affiches, vous pouvez apporter vos propres meubles ; nous sommes flexibles concernant le réseau, les loyers, les contrats — tout. Nous voulons que nos clients se sentent comme chez eux dans leurs bureaux. »
— Katarzyna, Responsable des opérations et du marketing

En raison de la pandémie de Covid-19, les espaces de travail flexibles suscitent l’intérêt d’un nombre croissant d’entreprises, qui recherchent une alternative souple aux baux traditionnels. De manière impressionnante, Chillispaces a réussi à conserver tous ses clients depuis le début de la crise. Plusieurs freelances et entrepreneurs, lassés de travailler à domicile, rejoignent également les espaces pour « retrouver un état d’esprit productif et s’éloigner des distractions du quotidien. »

« Nos accueils sont restés ouverts et nos membres ont pu accéder à leurs bureaux 24h/24 et 7j/7, » explique Katarzyna. Les équipes de Chillispaces se relaient chaque semaine afin de respecter les règles de distanciation sociale et limiter les risques de contamination. Le seul aspect véritablement affecté par la pandémie reste l’organisation d’événements ; Katarzyna et son équipe animent habituellement des rencontres et moments conviviaux bimensuels.

Beaucoup d’opérateurs coworking avec lesquels nous collaborons choisissent Nexudus parce qu’ils sont en phase de croissance et ont besoin d’une solution pour rationaliser et automatiser leurs processus quotidiens. Chillispaces, quant à lui, était déjà une marque bien établie lorsque la direction a décidé de contacter l’équipe Nexudus.

Le Challenge

« Nous utilisions une solution logicielle d’un autre fournisseur et cherchions quelque chose de plus convivial, moderne et adapté au mobile, » explique Katarzyna. L’ancienne solution de Chillispaces « ne fonctionnait pas sur appareils mobiles » et ne disposait pas du niveau de fonctionnalités global offert par Nexudus. L’équipe souhaitait également pouvoir gérer la facturation, ainsi que les tâches quotidiennes telles que la réservation des salles de réunion et la gestion des entrées et sorties des utilisateurs.

La Solution

Qu’est-ce que Nexudus a su offrir là où les autres logiciels de coworking ont échoué ? Katarzyna nous explique pourquoi certaines fonctionnalités de Nexudus ont fait la différence pour elle et son équipe.

1. CRM

« Le module CRM a aussi été un gros atout ; nous aimions l’idée de pouvoir stocker en toute sécurité des informations sur les clients, comme leur lieu de travail, » poursuit Katarzyna. Elle ajoute : « C’est très chronophage et compliqué, côté administratif, de suivre manuellement où se trouvent les clients. Nexudus nous fait gagner beaucoup de temps. »

2. Langues supportées

Le principal facteur différenciant pour Chillispaces a été que Nexudus propose une version polonaise du logiciel en plus de la version anglaise. Katarzyna apprécie de « pouvoir toujours s’adresser à quelqu’un en Pologne pour obtenir des conseils sur l’utilisation et les fonctionnalités du logiciel ». Et comme certains clients de Chillispaces ne parlent que polonais, « la version polonaise de Nexudus est un vrai « win-win ». »

Chillispaces a adopté la version polonaise du Portail Membres ainsi que de l’application Passport by Nexudus. Pouvoir utiliser Nexudus en polonais améliore considérablement l’expérience client globale — surtout pour ceux qui ne maîtrisent pas l’anglais ou qui se sentent plus à l’aise et efficaces en naviguant dans leur langue maternelle.

3. Fonctionnalités ‘sans intervention’ et possibilités marketing

Chillispaces est encore en phase de transition depuis son ancien logiciel, et l’équipe apprend actuellement à maîtriser la plateforme. Katarzyna explique : « Une fois que nous serons familiarisés avec les bases, nous prévoyons d’utiliser Nexudus également pour le marketing. »
« Nous comptons aussi tirer pleinement parti des intégrations, notamment pour le contrôle d’accès. »

Chillispaces envisage d’installer des tablettes à côté de ses 57 salles de conférence afin que les clients puissent gérer leurs réservations de façon ‘sans intervention’. En plus d’être plus sécuritaire en période de Covid, ce système permettra aux clients de réserver de manière autonome via leur mobile, sans passer par l’accueil. Katarzyna prévoit également d’utiliser l’outil de reporting de Nexudus pour orienter sa stratégie commerciale.

Elle ajoute : « Du point de vue marketing, ce sera une grande avancée de pouvoir exploiter le CRM et gérer l’intégralité du pipeline commercial depuis une seule interface. »

Recommanderiez-vous Nexudus?

Katarzyna « recommanderait vivement Nexudus à d’autres opérateurs » pour la raison simple que « la plateforme est facile à utiliser tout en offrant toutes les fonctionnalités dont on peut avoir besoin. »

L’équipe de Chillispaces partage cet avis, estimant que Nexudus leur permet de mieux répondre au niveau de flexibilité attendu par leurs clients. La version polonaise de Nexudus est « la cerise sur le gâteau » qui rend le quotidien de travail encore plus fluide.

Chillispaces a de nombreux nouveaux sites en préparation, dont un huitième qui ouvrira l’année prochaine. À suivre !

Suivez @chillispacescom sur Instagram pour des mises à jour régulières.

Katarzyna Augustyn is Chief Marketing Officer of Chillispaces and Rise.pl, and prides herself on creating a friendly environment for the easy start-up of businesses in Poland, as well as providing a base for stable growth of businesses via the organisation’s accounting, tax advisory and legal assistance.